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Informationspflicht für Bewerbende

Informationspflicht und Hinweise zum Datenschutz für Bewerbende

Für den Bewerbungsprozess bei einem der KVV-Verbundunternehmen der Verkehrsunternehmen in Karlsruhe (KVV GmbH, VBK GmbH, AVG mbH) erteilen wir gem. Art. 13 DSGVO den Betroffenen folgende Informationen:

Verarbeitende Stelle

KVV GmbH / VBK GmbH / AVG GmbH (KVV-Verbundunternehmen)
Tullastraße 71
76131 Karlsruhe

Vertreter des Verantwortlichen

Geschäftsführung: siehe Impressum

Datenschutzbeauftragter des Unternehmen

Fa. EUWIS GmbH
– Team Datenschutz –
Sperlingweg 3

74906 Bad Rappenau  

Datenschutz(at)kvv.karlsruhe.de
Datenschutz(at)vbk.karlsruhe.de
Datenschutz(at)avg.karlsruhe.de

Verarbeitungszwecke

  • Die von bewerbenden Personen (Betroffenen) zur Verfügung gestellten Unterlagen und Daten werden ausschließlich für die Bearbeitung und Abwicklung einer Bewerbung verarbeitet.
  • Sofern eine sich bewerbende Person für die Aufnahme in einen Bewerberpool interessiert, erfolgt das auf Basis einer schriftlichen Einwilligung.
  • Die Unternehmen halten einen Rumpfdatensatz von Bewerbenden in ihren Systemen auch nach Abschluss einer Bewerbung vor, um eine Bewerberhistorie nachvollziehen zu können. Nach einem Jahr werden diese Unterlagen anonymisiert und nur noch für statistische Zwecke genutzt.

Rechtsgrundlagen

  • Für Bewerbungsabwicklung (Bewerbung incl. Korrespondenz): Art. 6 (1) lit. b DSGVO
  • Für die Aufnahme in den Bewerberpool: Art. 6 (1) a DSGVO
  • Für die Aufbewahrung der Bewerberhistorie: Art. 6 (1)f (berechtigtes Interesse)
  • Für die Reisekostenerstattung-Aufbewahrung rechnungsbegründenden Unterlagen (bspw. im Fall eine persönliche Vorstellung): § 257 HGB, § 147 AO iV Art.6 Abs.1 c DSGVO.

Berechtigtes Interesse

Seitens der KVV/VBK/AVG wird ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage für eine Bewerberhistorie geltend gemacht. Die personenbezogenen Daten in Form von Bewerbungsunterlagen und Bewerbungsdaten werden durch die Betroffenen zur Verfügung gestellt und dafür von den KVV, VBK, AVG erhoben und verarbeitet.

Die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Aufklärung von Straftaten (Betrugsversuche) sind hiervon nicht ausgenommen.

Empfänger der Daten

Die erhobenen Daten werden nur innerhalb der Unternehmensgruppe der KVV-Verbundunternehmen verwendet, soweit es sich um die Erfüllung vorvertragliche Verpflichtungen (Bewerbungsabwicklung) geht.

Darüber hinaus und im Rahmen der Abwicklung geben wir Daten ggf. an: Dienstleister (Systembetrieb, Versanddienstleister), Behördliche Stellen (sofern eine Übermittlung gesetzlich vorgeschrieben ist), Banken und Kreditinstitute (wenn Zahlungsabwicklung erfolgt), weitere staatliche Stellen nur bei Vorliegen einer Rechtsgrundlage.

Übermittlung der Daten in Drittstaaten

Eine Weiterleitung der erhobenen Daten in Drittstaaten oder internationale Organisationen findet nicht statt.

Dauer der Speicherung

  • Die Bewerbungsdaten werden für die Dauer der laufenden Abwicklung und rechtl. Verpflichtung (max. 6 Monate nach Besetzung der Stelle) aufbewahrt.
  • Darüber hinaus nur mit Einwilligung der Betroffenen (Bewerberpool)

Die verwendete E-Mail-Adresse wird für den Versand der Bestätigungs-E-Mail und weiterer Korrespondenz im Bewerbungsverlauf verwendet. Diese E-Mail-Adresse wird im Falle einer Beschäftigung nicht in den Personalstammsatz übernommen. Somit ist auch die Nutzung einer „Wegwerf-E-Mail-Adresse/Einmal-E-Mail-Adresse“ möglich.

Betroffenenrechte

Betroffenen haben das Recht auf Auskunft, Löschen, Sperren, Einschränkung & Widerspruch der von ihnen erhobenen personenbezogenen Daten.

Zur Wahrung der o.a. Betroffenenrechte bitte schriftlich (postalisch oder E-Mail) mit dem Bezug „Bewerbung“ an die o.a. verarbeitende Stelle wenden.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Ergänzend steht Bewerbenden das Recht auf Beschwerde zu. Diese bitte an die zuständige Datenschutzbehörde richten:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

Widerrufbarkeit von Einwilligungen

Bewerbende haben das Recht, eine den KVV-Verbundunternehmen gegenüber erteilten Einwilligungen (Bewerberpool) zu widerrufen. Diesen Widerruf bitte schriftlich (postalisch oder E-Mail) mit dem Bezug „Bewerbung“ an die o.a. verarbeitende Stelle schicken.

Folgen wenn personenbezogene Daten nicht zur Verfügung gestellt werden

Sofern die vertragsnotwendigen Daten (notwendige Bewerbungsunterlagen) nicht zur Verfügung gestellt werden, kann keine Bearbeitung erfolgen.

Automatisierte Entscheidungs-findung und Profiling

 

Mit den erhobenen Daten wird keine automatisierte Entscheidungsfindung betrieben, noch werden die Daten zu einer Profilbildung herangezogen oder genutzt.

Weiterverarbeitung der Daten zu anderen als den genannten Zwecken.

Aktuell ist eine Verarbeitung/Verwendung zu anderen als den o.a. Zwecken nicht beabsichtigt. Werden weitere Zwecke erkannt und sollen diese genutzt werden, so wird sich die verarbeitende Stelle mit den Betroffenen in Verbindung setzen und zu diesen weiteren Zwecken eine Einwilligung einholen.